开思软件-宁波财税局办公自动化应用案例

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  [摘要]办公自动化，在过去被人们理解为就是买台计算机放在办公室里，用电脑代替手工操作，可在今天的网络社会，办公自动化早已超越了计算机打字代替文书的时代。过去办公自动化的范围可能指的是一个房间里，顶多到一座大楼;现在基于网络，办公自动化不仅在一座大楼内部，还能够最终靠一座大楼伸展到一个城市、一个片区、一个国家。

  办公自动化，在过去被人们理解为就是买台计算机放在办公室里，用电脑代替手工操作，可在今天的网络社会，办公自动化早已超越了计算机打字代替文书的时代。过去办公自动化的范围可能指的是一个房间里，顶多到一座大楼;现在基于网络，办公自动化不仅在一座大楼内部，还能够最终靠一座大楼伸展到一个城市、一个片区、一个国家。

  宁波市财税局是宁波地区负责管辖和处理国税、地税、财政等行政事务的主要机关单位，下设40多个处室和直属单位，另管辖15个县(市)、区的财税所，并负责收发行政文件、党委文件、承办件和简报等各类繁琐的文件。

  由于该局财政、地税合一，内部机构较为复杂，其行政事务涉及的单位多、内容广，工作难度和工作量都相当大。长期的手工操作所带来的文件多、流转步骤多、速度慢、效率低、干部获取信息量少已成为该局工作中较突出的问题。

  在这种情况下，该局领导逐渐意识到建立并加快建设办公自动化系统，不但可以加速机关公文流转和办理，扩大信息源自，提高办公质量和办事效率，而且对于挖掘干部潜能、发挥现有计算机设备的效能、改善财税机关形象和促进财税事业发展具有非消极作用。而办公室本身就具有“参与政务、管理事物、搞好服务”的工作职能，搞好自身的建设，发挥其在财税信息化建设中的作用，是办公室面临的一项重要使命。

  从97年开始，该局就着手准备办公自动化的工作了，并进行了一些试点，但由于诸多原因(如办公地点分散等)，未取得实质性的进展。随着该局新大楼的落成，办公地点相对集中，计算机软硬件配备的日益完善，为该局全面推广应用办公自动化提供了良好的条件。经过近两年的分步实施，该局在实施办公自动化方面积累了一定经验，并取得了一定的实效。市局的公文管理系统目前已全面推广应用，但该局在实施办公自动化方面也遇到了许多事先未曾预料到的困难。因为办公自动化实质上是工作方式的一种变革，过去的办公习惯不容易改变，系统推广起来很难。公文管理系统要求各级领导在计算机上签文件，对这种工作方式上革命性的变化，很多人难以适应。

  下面，就上海开思软件技术有限公司的CASE OA为其实施过程中的有效实施步骤，进行了总结，供广大企、事业单位参考：

  实施办公自动化是一项繁杂的系统工程，因此就需要单位各级领导关注、重视和支持这项工作，各级领导既是办公自动化工作的组织和领导者，也是具体运用和操作者。为加强对办公自动化工作的组织领导，决定成立办公自动化工作领导小组。领导小组有主管副局长任正、副组长，各处室及直属单位主要负责人为成员，办公室和信息中心具体牵头和协调，使办公自动化建设的实施与推动具有强有力的组织保障。并把办公自动化工作真正列入议事日程，将此项工作的开展作为创建文明单位、文明处室的考核内容。

  办公自动化是一场革命，它要求人们告别“一支笔、一张纸”的传统工作方法、方式，逐步实现“无纸化”办公。因此需要全体干部树立新的观念，群策群力，克服困难，积极主动地学习、掌握新知识和新方法。我们在全局干部职员中大力宣传办公自动化的重要性，各处室设相应的信息化工作联络员，培养一批骨干力量，为开展办公自动化工作创造条件。办公室和信息中心有关部门人员带头学习计算机知识和技能，率先熟练应用办公自动化软件，负责辅导和带动全局干部的应用。合理组织安排培训，要求每一位干部认真参加有关培训，切实掌操作技能。

  为确保办公自动化系统高效、畅通、安全的运行，局里制定了相应的《办公自动化保密规定》、《公文电脑处理流程》、《系统管理员职责》等一系列规章制度，并对违反管理规定的现象及时予以批评纠正。格外的重视网络安全和保密工作，对机关处室、各直属单位、各县(市)区局提供的各类信息，其内容、数据是不是可以公开，各级领导要从源头上严格把关;对各类内部文件、各类信息未经分管领导或市局办公室许可，不得随意向其他单位或新闻媒体提供，一经发现严格追究等等。

  首先CASE OA从传统意义上的OA开始突破，也就是通常所说的公文处理系统，包括收文、发文、档案管理等功能，在这一段时期，局里建立起来了一个简单使用的办公管理基础平台，并在此平台上建立全局范围内的电子邮件系统，让所有人员都有自己的电子信箱，能够最终靠电子信箱互相传递信息;

  第二步，为全局建立一个将内部邮件和外部internet邮件整合的系统环境，这不仅使内外部信息沟通变的畅通，也使信息的安全管理提高了一个等级。

  第三步，为全局提供了一个将自身与外围联系更加紧密的信息沟通平台，在此CASE OA将着重处理单位的产品、服务和用户以及服务对象之间的信息关系，并将这一些信息作为自身发展的基础依据，即将先进的客户关系管理理念中的精华部分和办公自动化管理有机的结合起来，由此将企业的办公管理提高到一个新的高度。

  第四步，在整合了大量的知识文档后，CASE为局里提供了一个全面、安全、高效的电子文件管理系统，将原先简单的手工文档管理上的水准提高为基于知识管理的文档管理上的水准，即进一步推广应用到会议管理、信访管理、车辆管理、资源和物品管理等等;

  第五步，经过前四个环节，企业的办公系统已必须成为企业单位运作过程中无法缺少的环节，CASE提供了一套完整的基于internet的工作环境，最终全面实现信息的网上报送和发布，建立和完善该局的综合信息网。局里的人员可在任何地方对办公管理环节中需要处理的环节做处理，及时跟上现代化的办公节奏。

  《CASE/OA》的各项特点满足了该局对办公系统的需求，确保了系统的顺利实施和推广。

  最简单的使用模式，所有部门使用一套数据库，进行数据的集中存放，能够直接进行集中控制。

  按部门的性质，给独立性较强的部门建立部门级的数据库，实现数据的分布式存放，能轻松实现权限控制的下放，使用部门自行维护本部门的数据(例如: 访问权限的设置、文件流程的定义等)。

  按工作年度，建立年度级的应用数据库，实现数据的按年度存放，方便数据的备份和检索。

  利用CASE/OA具有可设置多个应用数据库的特点，结合单位的真实的情况，参照以上应用案例，设置最贴切的使用模式。

  单一流程模式、组合流程模式、自由流程模式，三种工作流模式确保办公流程的顺利运转。

  新增的远程工作站为工作流中的远程/移动用户更好的提供办公捷径，提高办公效率，节省远程花费。确保该局外出人员的异地办公。

  该局现对县级单位的公文下发，可完全通过各类网络(Internet、DDN、PSTN)进行。实现无纸化办公。

  一是提高了文件的传阅速度，特别是承办件，相关领导和处室能及时看到文件，并及时处理，办公过程渐趋规范;

  二是实现了信息的共享，扩大了信息面，使办公资源得到合理的使用，同时提高了干部素质;

  三是大大提高了信息传播的速度，从而提高了办事效率。特别是在该局迁入新办公大楼后，效果尤为明显。

  值的一提的是，作为金蝶软件(中国)有限公司推出的企业整体信息化解决方案中，解决企业基础管理问题的成熟软件系统，CASE OA 已深受各类企事业单位青睐，从基础层面规范业务流程和职工行为规范，扩大信息来源，提高办公质量和办事效率，真正做到无纸化办公。

  “办公”已走出了办公室，因此，办公自动化也已走出了办公室。 随着网络和信息技术的不断发展，我们的应用也会不断发展，办公自动化系统也需要不断的更新和完善，它所能提供的信息量也将不断丰富。

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