蓝凌科技办公自动化系统天狮集团应用案例

  [摘要]摘要:天狮通过知识管理办公自动化系统，从以下方式提高了他们对市场的适应能力和核心竞争力随着知识经济时代的到来,现代社会的经济基础正在慢慢地从自然资源转向知识资源，知识管理正在成为经管新趋势。它将使企业摆脱传统资源和资本的限制，获得新的竞争优势。天津天狮集团率先看到知识管理系统所具有的强大生命力和广

  摘要:天狮通过知识管理办公自动化系统，从以下方式提高了他们对市场的适应能力和核心竞争力

  随着知识经济时代的到来 , 现代社会的经济基础正在慢慢地从自然资源转向知识资源，知识管理正在成为经管新趋势。它将使企业摆脱传统资源和资本的限制，获得新的竞争优势。天津天狮集团率先看到知识管理系统所具有的强大生命力和广阔的发展前途，这源于天狮势不可挡的国际化的发展形态趋势和他们争抢国际大市场的勃勃雄心 .

  “从 1997 年发展海外至今，我们天狮集团业务已遍及世界五大洲 170 多个国家，在其中的 90 多个国家建立了分公司。 ” 天狮集团董事长李金元说 ,“ 为了向国际化、制度化、科学化、信息化发展，保证信息沟通的畅通，我们提出了全球战略一体化的目标，也就是通过知识管理来实现知识共享，通过多层次多种文化背景的人才流程管理、资源整合、实现内外置换、跨部门置换、跨地区置换、跨国界置换、货币置换、物流置换、人才置换等，为我们的企业产生最大效益。选择知识管理是我们在国际化战略期间提升核心竞争力的考虑。 ”

  天狮首先用直销的形式打开了中国市场之后，将发展的触角积极地延伸至海外，在各分公司建立网络精品超市的物流平台。 2002 年，天狮与 54 家企业联手，共同建立以天狮国际物流网为载体的企业联盟，联手打造天狮的远洋航母舰队。 2003 年底，在全球 170 多个国家把网络精品超市全部建成，并以直属网络超市向网络超市滚动发展。天狮还创造性地提出了六网互动的经营模式；用人力资源网、国际教育网、国际物流网、国际资本运作网、国际旅游网、国际互联网六网互动的形式，形成指导企业的经营战略，达到资源整合。

  在 2003 年的国际发展旗舰战略中，天狮在全世界内的人力资源网络达到 2000 万人，加盟网络超市数量达 10 家； 2004 年营销集团的重心向海外转移，迁移到德国的法兰克福，并组建五大国际性集团：天狮国际营销集团、天狮国际物流集团、天狮国际投资集团亚太集团、天狮国际文化传媒集团公司、天狮国际旅游集团公司，实现上千种新产品的导入。

  李金元说： “ 国际化战略的发展，六网互动的实施、全球业务的拓展以及全球市场的影响，使我们的业务范田越末越广，业务的变化越来越频繁，业务的性质越来越复杂，对管理的要求慢慢的升高。所以我们对通过知识管理实现向国际化无极发展寄予了很高的期望。 ”

  在现代企业的经营过程中，天狮集团的高级管理人员经常遇到这一种的问题：企业员工面对企内部浩如烟海的信息资源，却不知道怎么来下手；企业决策者面对复杂的人工批复流程，常常因为决策过程缓慢而不得不错失商机；客户因为不能在最短的时间找到比较合适的人响应其需求而牢骚满腹；客户服务满意度也因为员工无法及时回馈信息而下降。

  “ 这是因公司没有从制度上、文化上形成鼓励知识共享和创新的体系，管理一直处在低水平重复运作状态。 ” 天狮集团副总裁阎玉朋和记者说， “ 员工之间缺乏有效的沟通工具和管理工具，信息存储在员工各自电脑中，没办法实现知识共享和提升；岗位案例和工作资料以纸文档形式在各部门文件柜中封存，难以及时查阅，常常会出现业务有交叉的部门做重复工作现象。业务流程依然采用传统的纸文件形式传送。知识沉淀在少数人手中，一旦员工流失，就会绐我们大家带来巨大的知识流失。 ”

  “ 更有甚者，我们的产品行销到 170 多个国家，在近百个国家设有分支机构。这些分支机构在做市场推广时最需要总部技术上的支持，尽管业务员出国时带了很多技术资料，但无法看到总部的最新的技术更新。许多业务流程也不能得到上司及时的处理，这样一来办公效率明显降低，大大影响了集团的市场推广进度。在这个背景下，我们建设 KOA( 知识管理 ) 办公自动化平台，也就是有效地保住了市场。 ” 阎玉朋说： “ 企业知识管理并不是悬在空中或是独立于其他管理范畴之外的管理内容，而是与具体的职能管理相结合的基础管理。它强调的是企业自身的内部整合，这样企业就能在面对客户的需求，市场的转变以及外来的威胁时迅速做出一定的反应。同时也为进一步实现与主要供应商、合作伙伴、客户的系统和业务流程的端到端的完全整合打下坚实的基础。 ”

  通过 KOA 办公自动化系统提高他们的办公自动化系统 (OA) 的核心问题，是怎么样提高日常的办公效率。日常工作的所有内容都可以归入 OA 处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户关系管理、订货销售、库存管理、生产计划、器材需求、技术管理、质量管理、成本、财务计算、劳资、人事管理等等，这些都是 OA 办公软件的处理范围。

  天狮通过知识管理办公自动化系统，从以下方式提高了他们对市场的适应能力和核心竞争力。

  一、通过数字化和知识化将大量无序信息有序化，为员工提供知识共享的环境，提高其工作效率和创造新兴事物的能力，改善服务质量。一个成功的知识管理项目，能够集中解决知识管理活动中一个至关重要的问题；怎样应用 IT 工具支持组织在日常工作中应用知识管理的理论和原则。基于知管理的 IT 工具能够为不同员工针对不一样任务提供不同的工作环境，随工作环境变化的需要可随时更新。它还能准确地描述每位员工日常的工作结果，以及为得到这些结果而付出的劳动。而且这些工作环境直接和绩效评估过程联系。这就非常有利于知识信息的共享、传播和存储。

  二、提供适当的工具和环境辅助员工同相关客户和工作伙伴进行直接或间接交流，从所处网络环境接受知识，形成 “ 边干边学、在干中学的终生学习机制。这种机制不仅对员工具有很强的吸引力而且也决定了企业在经营活动中获得增值知识的多少。也就是说不同的企业由于学习能力的不同。从相同或类似的经营活动中得到的经验教训也大不一样对企业的发展也会产生很大的影响。这些经验教训大部分是方法类的知识，属于企业核心能力的范畴，能够让我们在以后类似的经营活动中获得竞争优势。

  三、增加天狮的知识储备，将天狮的个人知识和信息提升为组织知识，减少员工休假、离职而造成的损失。平时就要养成收集、整理与工作紧密相关的各种有价值的信息源，如报告、工作规划、工作总结、数据表、参考书、产品说明书等等，这些信息源不仅限于印刷型资料，也包括各种工具、设备和特殊的应用软件。有天狮的知识库为基础天狮新员工就能很快地熟悉前人的工作环境，学习其他员工的经验。

  四、分析外部环境的机会和挑战，获取有关的资料，相应调整天狮战略，领导市场潮流。在当代工业革命的巨变中，在新的经济不平衡状态下，只有那些善于捕捉新的技术机会，并转化为新产品的人，才能迅速创造财富。

  五、天狮员工应从现有数据挖掘有用知识，增强商务智能。信息化的推进让企业积累了大量的数据。建立充分的利用这一些数据的意识，从凌乱的数据中挖掘有用的知识，这就从另一方面代表着天狮已开始向知识管理迈进，数据挖掘，通过数据总结、数据分类、数据聚类和关联规则来发现知识。

  六、通过 OA 办公系统能将每位天狮人联系起来，帮助员工获得知识来源。更重要的是很多隐性知识的传播只能是面对面的直接交流，否则根本没办法传递。 OA 办公系统能有效组织企业内部的知识和专长信息，使每位天狮员工在需要时可十分便捷地查找到专家，进行直接交流，从组织网络获取知识，能更高效优质地完成任务。

  如何实现以上目标？首先是天狮 KOA 知识管理办公平台。办公平台是组织的信息系统的统一入口，天狮 KOA 办公平台为员工的办公提供了极大的帮助，通过这一个平台，员工可以方便地了解所需的知识等。同时，通过天狮 KOA 知识管理办公平台，员工还可以实时地与工作团队中的其他成员取得联系寻找所需内容。其次是电子协作。在集成的协作环境中，员工能了解自己的工作任务、工作组成员以及所需要的信息和处理流程，进行相对有效协作。再者是内容管理，办公中所涉及的各种非结构化文档使得内容管理成为知识管理必不可少的部分，而内容管理解决方案还具有提供分类，发布和管理文档及内容的能力。最后是知识发现，从文档中发现有用的文档是知识管理面临的一个重要问题。知识发现是通过创建和分析上下文的关系帮助用户找到有用的文档。

  如何让每位员工自觉积极地参与 ? 阎王朋介绍说，我们不仅建立能轻松实现知识共享的信息平台而且建立了对热情参加知识共享的员工予以奖励的激励机制。对此，企业高层领导给予了最大的的支持。这套系统运转，慢慢的开始呈现积极的作用：在鼓励思想自由、培育创新精神、通过减少反应时来提高为客户服务的水平；通过快速向市场提供产品和服务来提供收入；通过认识雇员知识的价值并绐他们相应的报酬，来提升雇员留职率；采用流水线的操作 并且通过减少多余或不必要环节来减少相关成本等方面表现出良好的发展态势。

  “ 知识管理是一个长期的工程，是一个要一直进化的商业计划，平台建设只是一个工具，如何有效而且高效地使用它才是最重要的。我们大家都希望通过借助 KOA 办公自动化系统实现我们的可持续发展和不停地改进革新。 ” 李金元告诉我们： “ 最近，我们还吸引了部分进入世界五百强的企业的执行总裁来天狮，他们感觉我们公司的管理氛围和员工面貌与一般企业的确不一样，这是我们苦练内功的结果，搞知识管理就是我们练内功的一种手段。 ”

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